公安档案工作规范化管理探讨

2019-08-27 08:08:34 经营者 2019年13期

摘 要 公安档案内涵丰富、形式多样,是国家档案的一部分,具有重要价值。公安档案管理工作的规范化,对提升公安工作质效有重大意义。本文将对公安档案管理工作中存在的问题以及如何规范化公安档案管理工作进行探讨。

关键词 公安档案管理 规范化

一、公安档案的含义

公安档案是指公安机关各个部门民警在履行国家法律赋予的职责活动中形成的有保存价值的各种记录,包括文字、图片、音频、视频、物品等,经过整理后形成档案进行保存。公安档案是公安机关侦查破案、方便广大群众和服务社会的重要档案资源,其类型多样,包含了文书档案、音频档案、视频档案、图片档案、户籍档案、业务档案、人事档案、会计档案、实物档案等。

二、公安档案管理存在的问题

(一)档案管理制度不健全

一是公安机关专职档案员少,档案的整理工作缺乏监督,很多档案没有依照制度规范整理,影响了归档资源的连续性、完整性。二是补齐档案鉴定工作中的缺位,由于公安档案大多具有情报性、保密性,所以公安档案管理工作处于“只进不出”的状态,对档案的鉴定工作总抱着不敢“轻举妄动”的态度,“库满”的现象逐渐突显。三是公安工作的开展需要根据案件的发展产生变化,调查难度、办案时长等无法控制,相关材料的整理归档工作也受到了连带影响。四是公安机关组织机构庞杂,各所队室职责分工不同,档案形成时间先后不一,无法保证归档及时率。

(二)档案库房管理物資配备不全,管理不规范

虽然近年来,各地市公安机关逐步加大了经费投入,但是仍存在一些单位对档案工作不重视的现象。如档案管理工作中所需的专业设备如档案柜、计算机、扫描机、打印机、复印机等严重缺乏;一些单位防火、防潮设备配备不到位,满足不了档案保管的安全要求;部分公安机关虽然库房基础建设较好,但内部管理不够规范,仍然存在办公用品摆放凌乱、杂物乱堆、卫生条件不达标等问题。

(三)档案信息化进程慢

公安机关管理档案的方式落后。“大数据”时代的到来,需要我们尽快普及档案信息管理系统的应用,实现公安档案的数字化加工、无纸化录入。而从目前情况来看,与公安档案全文数字化的建设目标还有很长一段距离。地方财政能力的差异,导致需求规划并不统一,公安档案信息化系统的建设功能和标准参差不齐,兼容性低,难以实现异地档案信息的有效整合共享。

(四)档案管理意识淡薄

部分公安机关领导对档案管理工作不重视,工作重心基本都放在公安业务上,民警只能在工作间隙抽空做档案管理工作,导致一些业务档案卷宗散落在民警个人手中,档案没有应收尽收,对档案的立卷归档意识不强,及时立卷归档比例很低。

(五)档案管理人员工作水平不高

公安工作复杂多样,涉及刑事、治安、户籍、出入境办理等方方面面,处理起来十分烦琐,而档案管理工作的收集、整理、归档更为复杂,对公安档案管理人员各方面素质都有极高的要求。但是一些公安机关更重视公安业务工作,对档案工作采取临时“突击”模式,并且档案工作多是由内勤兼职做,档案管理人员没有系统地学习研究过档案管理业务知识,也没有机会参加专门的学习培训,导致他们并不熟悉档案管理规范化的标准,在档案归档过程中的整理、分类、编号、装订、卷宗填写等步骤出现错误,甚至对配备的信息化管理系统、先进设备不会用、不敢用,整体档案管理人员工作水平不高。

三、公安档案规范化管理对策探究

(一)健全制度,切实加强规范化档案管理工作

要加强公安档案制度建设,提高规范要求。一是加强档案规范化管理的组织领导,提高各级人员对档案管理工作的重视程度,实施档案工作“分级管理”,明确主要领导、分管领导和具体负责人的工作职责。二是靠实管理责任,依据《档案法》等法律法规以及上级机关对档案工作的规定要求,强化制度建设,明确权责分工,健全档案收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、利用、安全保密、调借阅、保管、岗位责任等各项制度,加强监督及考核,使档案管理工作有法可依、有章可循。建议建立记录档案数量、人员配备、设施设备、借阅利用、编研开发等档案基本情况的统计台账,使各环节管理有序、规范统一。档案收集初期,工作人员应根据资料的价值大小进行甄别,减少无价值档案“滥竽充数”的情况;公安档案的保管、查阅要注意保密及维持档案完整,杜绝档案丢失、实体档案与档案目录不一致等问题的发生;档案人员应定期开展档案价值“再鉴定”,由档案鉴定专项工作组对到期档案及永久档案的价值进行再次鉴定会审,按照规范的鉴定程序,对档案做出整卷销毁、部分留存、整卷调整保存期限等处理决定并予以落实。三是紧密结合档案管理信息化的需求,对档案管理信息化制度的落实情况进行有的放矢的管理和监督,使档案管理工作真正规范起来。

(二)加大资金投入,完善档案管理物资配置

硬件方面,持续加大对档案管理基础设施的投入,努力改变档案装备落后的状况,积极征求上级单位的建议,依据规范档案室建设的标准,建成标准化的档案室和查询室,强力推进档案管理基础设施设备的规范化建设,舍得在档案库房建设上花钱,建设应用智能密集架、防磁柜、消毒柜等先进的档案存储、管理设施,配备计算机、打印机、高速扫描仪、复印机、报警装置、温湿度计、灭火器、吸尘器、防光窗帘等设施,确保各项安全管理设施应有尽有,实现智能检测温湿度、消防自动化控制、智能报警,提高档案管理工作的智能化水平。不断提高档案库房建设管理水平,使档案管理实现现代化,提高档案管理的效率。

软件方面,要与时俱进,以科技为抓手,尽快推进纸质档案的数字化加工,完成档案的信息化建设。坚持眼下与未来结合的思维,调整升级公安档案系统软件,为公安档案数据信息纳入全省、全国公安大数据系统预留接口,打造公安机关内部无障碍数据传播和互通共享信息服务的信息系统,为档案信息管理系统的深度运用奠定坚实基础。针对公安档案的保密性,要防止其受到恶意攻击,必须抓实、抓牢数据信息保护系统的开发与升级,增强数据档案抗病毒的能力,保证档案数据资料在网络中传递的安全性,同时还要重视对档案数据资料的备份工作。

(三)夯实基础,加强档案管理队伍建设

要想把档案工作做好,队伍建设是关键。一是要培养队伍重视档案的意识,每一名民警都要真正知晓开展档案工作的重要意义,意识到档案的重要作用,及时记录工作痕迹,留下凭证;二是开展档案管理业务能力培训,积极组织档案管理人员参加省、市、县档案部门举办的各类学习培训,为档案管理人员提供更多的学习机会,使档案管理人员切实掌握信息化管理档案的技能,顺利进行档案管理信息化建设;三是及时调整档案工作人员,配齐配强从业人员,对年龄偏大、知识结构不全的人进行岗位调整,对责任过重的人员要减轻其负担;四是进行档案管理工作整体质态等级水平考核,表扬表现好的单位,并进行示范创建,对积极性不高、档案管理工作落后的单位要点名批评,以先进带后进,强制入轨,不让任何一支队伍掉队。

四、结语

“结案不能画句号,归档才是最后一道工序。”公安档案管理是一项严肃的工作,要求严格,过程烦琐,对档案管理人员提出了更高的要求,详细明确的制度和完善的物资配备要一起抓,这样才能使公安档案管理工作规范化,才能更好地发挥公安档案对公安警务工作、机关政务工作的重要作用。

(作者单位为濮阳市公安局)

[作者简介:朱玉如(1989—),女,河南濮阳人,湖南大学新闻传播学硕士,研究方向:档案管理。]

参考文献

[1] 郑惠中.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].工作指导,2018(08):57.

[2] 毛改琴.达标助力,常态发力——浅谈通渭县公安局如何着力加强档案规范管理[C]. 2017-2018年甘肃省档案学会年会暨学术研讨会,2018:350-352.

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